Google Workspace je balíček cloudových služeb, ke kterým stačí jen připojení k internetu a prohlížeč. Systém je vhodný pro malé firmy i velké korporace. Součástí jsou kancelářské aplikace, e-mail, sdílený kalendář, cloudové úložiště nebo nástroj pro tvorbu formulářů či webových stránek.
Základ Google Workspace: Gmail a Disk Google
Když se v roce 2004 stal Google nejpoužívanějším vyhledávačem na světě, oznámil vývoj e-mailové služby Gmail. Zájem o ni byl rekordní. Pozvánky do testovací fáze se dokonce dražily na aukčním portálu Ebay. V roce 2021 je Gmail s 1,8 miliardami uživatelů nejpoužívanější e-mailovou službou na světě.
Gmail nabízí firmám velmi pokročilé filtrování nevyžádané pošty a bezpečnostní funkce – veškerá komunikace je šifrovaná. Samozřejmostí jsou e-mailové adresy s vlastní doménou (petr@vase-firma.cz). Emaily si pro větší přehlednost můžete řadit do vlastních kategorií nebo je označovat štítky.
V základním tarifu pro firmy má každý uživatel 30 GB volného místa, a to na e-maily a soubory v cloudovém úložišti Disk Google. Pro lepší spolupráci s kolegy také využijete sdílené disky. Soubory na nich jsou dostupné všem členům organizace a můžete je třídit do složek.
Velkou výhodou Disku Google je fulltextové vyhledávání. Na Disku Google najdete i soubory, jejichž název jste zapomněli nebo ho neznáte. Vyhledávač totiž umí procházet i obsah dokumentů.
Představte si, že třeba hledáte výroční zprávu za rok 2020. Kolega ji ale uložil pod jménem VZ_2020_v12_final a navíc do nesprávné složky. Díky prohledávání obsahu dokumentů ji s velkou pravděpodobností najdete třeba zadáním hesla „výroční zpráva 2020“. Případně pomocí jiného klíčového slova či spojení, které se v dokumentu objevuje.
Kancelářské aplikace: Google Docs, Sheets a Slides
Součástí Google Workspace je také textový editor Google Docs, tabulkový procesor Google Sheets a Google Slides pro tvorbu prezentací. Všechny tři programy jsou uživatelsky přívětivé a intuitivní. Pokud jste pracovali s Wordem, Excelem či Powerpointem (případně LibreOffice Writer, Calc a Impress), rychle se tu zorientujete.
Jednou z hlavních výhod Google Docs, Sheets a Slides je efektivní spolupráce. U souborů nastavíte sdílení s kolegy, případně partnery z jiných firem. Do jednotlivých dokumentů může psát více lidí, připisovat k nim komentáře či návrhy.
Váš kolega tak například připraví návrh smlouvy, pošle vám odkaz na soubor a vy přímo do textu napíšete komentáře či návrhy na změny textu. Nemusíte mu tak posílat e-mail, aby na stránce 3 upravil větu v druhém odstavci. Kolegovi přijde e-mailem upozornění, že jste do dokumentu přidali návrhy a komentáře.
Důležitá je také historie úprav. V každém dokumentu vidíte, kdo ho kdy upravoval a snadno si mezi sebou porovnáte jednotlivé verze. Uvidíte tak třeba, kdo kde co přepsal nebo změnil.
Nevýhodou Google Docs a Sheets je, že ve srovnání s Wordem či Excelem jsou jednodušší a mají méně funkcí. Pokryjí sice většinu potřeb, ale pokud se například věnujete pokročilejší analýze dat, budou vám chybět některé funkce z Excelu.
Sdílený kalendář a videohovor pomocí odkazu
Se sdíleným kalendářem budou kolegové vědět, kdy si s vámi mohou dohodnout schůzku. Vytvoříte si i kalendáře pro zasedací místnosti a budete mít přehled, kde a kdy je zrovna volno. Pokud plánujete online setkání, tak při vytváření události můžete poslat účastníkům odkaz na videohovor v Google Meet.
Google Workspace nabízí jednu z nejsnadnějších metod, jak uspořádat videokonferenci. Stačí si otevřít Google Meet v prohlížeči, vytvořit schůzku a ostatním poslat odkaz. Není potřeba nic instalovat, ani nastavovat. Aplikace sama rozpozná webkameru, sluchátka i mikrofon. Pokud pracujete z domova a chcete si zachovat soukromí, Google Meet umí rozmazat pozadí kolem vás.
Dalším komunikačním nástrojem je Google Chat. Funguje podobně jako například Microsoft Teams, Slack nebo Discord. Kolegům v aplikaci napíšete napřímo nebo založíte diskusní skupinu (kanál) podle týmu, projektu či tématu. Pro každou chatovací skupinu si nastavíte, zdali vám mají chodit upozornění na nové zprávy. A pokud toho máte hodně a potřebujete se soustředit, můžete si vypnout notifikace úplně.
Google Chat je propojený s Google Kalendářem. Pokud si nastavíte, že jste mimo kancelář, zobrazíte se to i kolegům na chatu a budou vědět, že jste momentálně nedostupní. Pokud nechcete něco zdlouhavě vypisovat, jedním kliknutím vytvoříte videokonferenci v Google Meet.
Další vychytávky: poznámky, formuláře a návrhy webů
Formuláře Google jsou jednoduchý nástroj na vytvoření anket, průzkumů či dotazníků. Připravíte v něm ale i třeba jednoduchý test ke školení. Do formuláře vložíte otázky s otevřenými, uzavřenými nebo polouzavřenými odpověďmi. Výsledky se vám ukládají do tabulky v Google Sheets a automaticky se z toho vytváří koláčové grafy a základní statistiky.
Další aplikací je Google Keep. Zapisujete si v ní poznámky formou textového seznamu, obrázku či textu. Ke každé poznámce můžete přiřadit pro lepší přehlednost štítek. Nebo si nastavíte termín, kdy vám k ní přijde upozornění.
Ve službě Google Weby si i bez znalostí HTML jazyka a kódování vytvoříte kompletně celý web. V nástroji najdete základní šablony, kde si jen upravíte grafiku a dál můžete se soustředit na obsah.
Pro malé firmy i korporace
Google Workspace nabízí tři základní tarify. Nejlevnější tarif, vhodný zejména pro malé firmy, stojí necelých 5 € za uživatele měsíčně. Umožňuje videoschůzky až pro 100 lidí současně a 30 GB cloudového úložiště pro každého uživatele. Nejvyšší tarif stojí necelých 16 € a nabízí videokonference pro 250 účastníků a 5 TB úložného místa na osobu.
Kromě tarifů si samozřejmě můžete vybrat i řešení na míru.
Přečtěte si srovnání tarifů na webu Google Workspace. >>
Od Google Apps přes G Suite až po Google Workspace
Balíček služeb od Google poprvé vyšel pod jménem „Google Apps for Your Domain“ v roce 2006. Jeho součástí byla chatovací aplikace Google Talk, kalendář Google, nástroj pro tvorbu webů Google Page Creator a toho času už velmi oblíbená e-mailová služba Gmail.
Začátkem roku 2007 pak vyšla placená edice Google Apps Premier Edition a verze pro školy Google Apps for Education, které obsahovaly textový editor Google Documents a tabulkový procesor Google Spreadsheets. O pět let později se součástí Google systému stalo cloudové úložiště Google Drive.
V roce 2016 se Google Apps přejmenovaly se na G Suite a v roce 2020 na Google Workspace. Balíček služeb od Google si během let získal velkou popularitu díky vzájemnému propojení jednotlivých služeb přes jeden účet, které dohromady tvoří pokročilý ekosystém.
Excellent post. I will be dealing with soke of these issues ass well..
When someone wrotes an article he/she retains the thought
of a user in his/her brain that how a uswer can understand it.
Thereefore that’s why this article is outstdanding.
Thanks!
A person essentially help to makke critically posts I might
state. This is the very first time I frequented your web page
and so far? I amazrd with the research you mace to create this
actual put up extraordinary. Excellent process!
Hi to all, how iis everything, I think every one
is getting more from this website, and your views are pleasant for new visitors.
Hello! I’m at work browsing your bllg from my new iphone!
Just wanted too say I love rearing your blog and lopk forward to all your posts!
Keep up the superb work!
Fastidious replies in return of this query with genuine
arguments and telling everything regarding that.