Co umí Google Worskpace a pro koho je vhodný?

Google Workspace je balíček cloudových služeb, ke kterým stačí jen připojení k internetu a prohlížeč. Systém je vhodný pro malé firmy i velké korporace. Součástí jsou kancelářské aplikace, e-mail, sdílený kalendář, cloudové úložiště nebo nástroj pro tvorbu formulářů či webových stránek. 

Základ Google Workspace: Gmail a Disk Google

Když se v roce 2004 stal Google nejpoužívanějším vyhledávačem na světě, oznámil vývoj e-mailové služby Gmail. Zájem o ni byl rekordní. Pozvánky do testovací fáze se dokonce dražily na aukčním portálu Ebay. V roce 2021 je Gmail s 1,8 miliardami uživatelů nejpoužívanější e-mailovou službou na světě.
Gmail nabízí firmám velmi pokročilé filtrování nevyžádané pošty a bezpečnostní funkce – veškerá komunikace je šifrovaná. Samozřejmostí jsou e-mailové adresy s vlastní doménou (petr@vase-firma.cz). Emaily si pro větší přehlednost můžete řadit do vlastních kategorií nebo je označovat štítky.

V základním tarifu pro firmy má každý uživatel 30 GB volného místa, a to na e-maily a soubory v cloudovém úložišti Disk Google. Pro lepší spolupráci s kolegy také využijete sdílené disky. Soubory na nich jsou dostupné všem členům organizace a můžete je třídit do složek.
Velkou výhodou Disku Google je fulltextové vyhledávání. Na Disku Google najdete i soubory, jejichž název jste zapomněli nebo ho neznáte. Vyhledávač totiž umí procházet i obsah dokumentů. 

Představte si, že třeba hledáte výroční zprávu za rok 2020. Kolega ji ale uložil pod jménem VZ_2020_v12_final a navíc do nesprávné složky. Díky prohledávání obsahu dokumentů ji s velkou pravděpodobností najdete třeba zadáním hesla „výroční zpráva 2020“. Případně pomocí jiného klíčového slova či spojení, které se v dokumentu objevuje.

Kancelářské aplikace: Google Docs, Sheets a Slides

Součástí Google Workspace je také textový editor Google Docs, tabulkový procesor Google Sheets a Google Slides pro tvorbu prezentací. Všechny tři programy jsou uživatelsky přívětivé a intuitivní. Pokud jste pracovali s Wordem, Excelem či Powerpointem (případně LibreOffice Writer, Calc a Impress), rychle se tu zorientujete. 
Jednou z hlavních výhod Google Docs, Sheets a Slides je efektivní spolupráce. U souborů nastavíte sdílení s kolegy, případně partnery z jiných firem. Do jednotlivých dokumentů může psát více lidí, připisovat k nim komentáře či návrhy. 

Váš kolega tak například připraví návrh smlouvy, pošle vám odkaz na soubor a vy přímo do textu napíšete komentáře či návrhy na změny textu. Nemusíte mu tak posílat e-mail, aby na stránce 3 upravil větu v druhém odstavci. Kolegovi přijde e-mailem upozornění, že jste do dokumentu přidali návrhy a komentáře.

Důležitá je také historie úprav. V každém dokumentu vidíte, kdo ho kdy upravoval a snadno si mezi sebou porovnáte jednotlivé verze. Uvidíte tak třeba, kdo kde co přepsal nebo změnil.
Nevýhodou Google Docs a Sheets je, že ve srovnání s Wordem či Excelem jsou jednodušší a mají méně funkcí. Pokryjí sice většinu potřeb, ale pokud se například věnujete pokročilejší analýze dat, budou vám chybět některé funkce z Excelu.

Sdílený kalendář a videohovor pomocí odkazu

Se sdíleným kalendářem budou kolegové vědět, kdy si s vámi mohou dohodnout schůzku. Vytvoříte si i kalendáře pro zasedací místnosti a budete mít přehled, kde a kdy je zrovna volno. Pokud plánujete online setkání, tak při vytváření události můžete poslat účastníkům odkaz na videohovor v Google Meet.
Google Workspace nabízí jednu z nejsnadnějších metod, jak uspořádat videokonferenci. Stačí si otevřít Google Meet v prohlížeči, vytvořit schůzku a ostatním poslat odkaz. Není potřeba nic instalovat, ani nastavovat. Aplikace sama rozpozná webkameru, sluchátka i mikrofon. Pokud pracujete z domova a chcete si zachovat soukromí, Google Meet umí rozmazat pozadí kolem vás.

Dalším komunikačním nástrojem je Google Chat. Funguje podobně jako například Microsoft Teams, Slack nebo Discord. Kolegům v aplikaci napíšete napřímo nebo založíte diskusní skupinu (kanál) podle týmu, projektu či tématu. Pro každou chatovací skupinu si nastavíte, zdali vám mají chodit upozornění na nové zprávy. A pokud toho máte hodně a potřebujete se soustředit, můžete si vypnout notifikace úplně.
Google Chat je propojený s Google Kalendářem. Pokud si nastavíte, že jste mimo kancelář, zobrazíte se to i kolegům na chatu a budou vědět, že jste momentálně nedostupní. Pokud nechcete něco zdlouhavě vypisovat, jedním kliknutím vytvoříte videokonferenci v Google Meet.

Další vychytávky: poznámky, formuláře a návrhy webů

Formuláře Google jsou jednoduchý nástroj na vytvoření anket, průzkumů či dotazníků. Připravíte v něm ale i třeba jednoduchý test ke školení. Do formuláře vložíte otázky s otevřenými, uzavřenými nebo polouzavřenými odpověďmi. Výsledky se vám ukládají do tabulky v Google Sheets a automaticky se z toho vytváří koláčové grafy a základní statistiky.

Další aplikací je Google Keep. Zapisujete si v ní poznámky formou textového seznamu, obrázku či textu. Ke každé poznámce můžete přiřadit pro lepší přehlednost štítek. Nebo si nastavíte termín, kdy vám k ní přijde upozornění.
Ve službě Google Weby si i bez znalostí HTML jazyka a kódování vytvoříte kompletně celý web. V nástroji najdete základní šablony, kde si jen upravíte grafiku a dál můžete se soustředit na obsah.

Pro malé firmy i korporace

Google Workspace nabízí tři základní tarify. Nejlevnější tarif, vhodný zejména pro malé firmy, stojí necelých 5 € za uživatele měsíčně. Umožňuje videoschůzky až pro 100 lidí současně a 30 GB cloudového úložiště pro každého uživatele. Nejvyšší tarif stojí necelých 16 € a nabízí videokonference pro 250 účastníků a 5 TB úložného místa na osobu. 

Kromě tarifů si samozřejmě můžete vybrat i řešení na míru.

Přečtěte si srovnání tarifů na webu Google Workspace. >>

Od Google Apps přes G Suite až po Google Workspace

Balíček služeb od Google poprvé vyšel pod jménem „Google Apps for Your Domain“ v roce 2006. Jeho součástí byla chatovací aplikace Google Talk, kalendář Google, nástroj pro tvorbu webů Google Page Creator a toho času už velmi oblíbená e-mailová služba Gmail.

Začátkem roku 2007 pak vyšla placená edice Google Apps Premier Edition a verze pro školy Google Apps for Education, které obsahovaly textový editor Google Documents a tabulkový procesor Google Spreadsheets. O pět let později se součástí Google systému stalo cloudové úložiště Google Drive.
V roce 2016 se Google Apps přejmenovaly se na G Suite a v roce 2020 na Google Workspace. Balíček služeb od Google si během let získal velkou popularitu díky vzájemnému propojení jednotlivých služeb přes jeden účet, které dohromady tvoří pokročilý ekosystém.