Aby mohl koncept digitálního pracoviště vůbec fungovat, musí firma svým zaměstnancům poskytnout nejen zařízení, ze kterých mohou pracovat, ale musí nasadit adekvátní technologie, které práci na dálku umožňují.
Mobilní zařízení a software
Notebooky, tablety, mobilní telefony nebo například nositelná elektronika jsou pro funkční koncept digital workspace klíčové. Díky nim může zaměstnanec plnohodnotně pracovat odkudkoliv, aniž by byl vázaný na své pracoviště.
Ve druhém kroku je potřeba na mobilní zařízení nainstalovat nebo zpřístupnit adekvátní software a mobilní aplikace, ve kterých zaměstnanec vyřídí veškerou pracovní agendu.
Cloud, VPN
Funkční digitální pracoviště je závislé na komunikaci mezi jednotlivými zaměstnanci, respektive jejich mobilními zařízeními. Proto je nutné tato zařízení propojit. Firmy na celém světě k tomuto účelu čím dál častěji využívají nástroje a aplikace v cloudu, kdy jsou veškerá data uložená na vzdáleném serveru a zaměstnanci k nim na dálku pomocí internetu přistupují.
Obrovskou výhodou cloudu je, že data se prakticky v reálném čase aktualizují, takže všichni připojení zaměstnanci mají neustále přístup k aktuálním informacím.
Jestliže firemní politika využití cloudu neumožňuje, můžete mobilní zařízení zaměstnanců propojit pomocí virtuální privátní sítě (tzv. VPN). Tím navodíte stejnou situaci, jako kdyby všechna zařízení byla propojená pomocí uzavřené počítačové sítě.
MDM, EMM, UEM, MAM
S využitím mobilních zařízení a internetového připojení pro práci odkudkoliv na světě vyvstává otázka bezpečnosti. Firma nemá zaměstnance ani jejich pracovní zařízení fyzicky „pod kontrolou“ – a bezpečnostní riziko je tak teoreticky vyšší než obvykle.
Právě z tohoto důvodu existují nástroje a služby pro vzdálenou správu mobilních zařízení, které umožňují z jediné administrátorské konzole „sledovat“ mobilní zařízení všech připojených uživatelů a na dálku je spravovat – například zablokovat nebo pracovní data úplně vymazat. I když tedy IT správce firmy mobilní zařízení fyzicky nevidí (a třeba ani nikdy neviděl), může je na dálku nastavovat a řídit.
Tedy nejenom mobilní platformy, ale i desktopové systémy a IoT řešení.
Celý koncept vzdálené správy firemní mobility se nazývá UEM Unified endpoint management, z čehož EMM (enterprise mobility management) je nižší stupeň správy a MDM (mobile device management) jsou základním stavebním kamenem stejně jako nástroje pro správu mobilních aplikací MAM (mobile application management).