Jakmile jednou ve své firmě vytvoříte vhodné podmínky umožňující práci na dálku, může celá firma během chvilky přepnout z docházkového do vzdáleného režimu. Své o tom ví Martin Brablec, majitel Obsahové agentury, která pro klienty píše texty nebo připravuje videa. Při vypuknutí koronavirové pandemie na jaře 2020 poslal celou firmu – tehdy 27 lidí – jediným e-mailem na homeoffice.
Ačkoliv to nebylo úplně záměrné, Brablec svou firmu postupně vybudoval přesně v souladu s principy digital workspace. Každý zaměstnanec pracuje na svém notebooku, celá firma používá cloudové nástroje a technologie a hlavně – šéfové svým zaměstnancům 100% důvěřují. Přechod na homeoffice byl proto bleskový a relativně hladký.
„I když jsme měli už dávno zaběhnuté fungování na dálku, nikdy se netýkalo celé firmy najednou. Logicky jsem tedy cítil obavy, jestli se podaří udržet rituály, přizpůsobit porady a nahradit schůzky s klienty. Asi týden před finálním rozhodnutím už jsme ale měli v ruce scénář, jak postupovat, takže když se situace nadále zhoršovala, stačilo jen v neděli večer poslat jeden e-mail, ve kterém jsem přechod na homeoffice finálně potvrdil,“ vzpomíná Brablec na přelomový březen 2020.
Okamžitý přesun na homeoffice firmě umožnily zejména tři pilíře – hardware, software a důvěra v lidi.
Vlastní notebook pro každého zaměstnance
Jednou z překážek práce na dálku bývá fixace na pracovní místo kvůli IT vybavení. Pokud chcete ve své firmě vybudovat koncept digitálního pracoviště, potřebuje každý pracovník vlastní mobilní zařízení, na kterém může plnohodnotně pracovat. Tímto zařízením je nejčastěji notebook, tablet nebo chytrý telefon, může jít ale také například o chytré hodinky.
„U nás v agentuře má každý zaměstnanec pracovní notebook. Desktopové počítače jsou za mě v tomto směru přežitek, často potřebujeme pracovat v terénu, třeba u klienta ve výrobě nebo na setkání se zákazníky. Když si navíc k notebooku připojíte monitor, klávesnici a myš, máte stejný pracovní komfort jako u klasického počítače. Jen s tím rozdílem, že notebook kdykoliv vezmete pod paži a jdete pracovat domů, do vlaku nebo na chalupu,“ říká k tomu Brablec.
Pokud je pro vaši firmu nákup desítek nových notebooků nereálný z pohledu cashflow, zvažte jejich pořízení na operativní leasing. Ten je ve firmách čím dál oblíbenější, rozkládá náklady na IT vybavení a často zahrnuje i pojištění. Mnozí prodejci IT nabízejí firemní programy, kdy za měsíční poplatek dostanete každé dva nebo tři roky nové zařízení. Pro firmy je to výhodnější než vysoká jednorázová investice za vybavení, které pak rychle zastarává.
Veškerá práce probíhá v cloudu
Dalším častým důvodem, proč mnohé firmy nebo státní instituce nemohou pracovat na dálku, je závislost na on-premise podnikovém systému. Kombinace takového softwaru s přísnou bezpečnostní politikou vede k situaci, kdy se lidé pracující na dálku „nedostanou“ do pracovního systému, a to ani prostřednictvím VPN.
Fixace na on-premise je přitom v mnohých případech zbytečná, cloudová řešení dnes nabízí větší komfort i zabezpečení. „Poskytovatelé cloudů mají bezpečnost jako absolutní prioritu, dnešní cloudové servery jsou před únikem dat chráněné mnohem lépe než server někde ve firmě. I dříve konzervativní klienti již postupně uznávají, že se u cloudu není čeho bát,“ obchodní ředitel Ondřej Kubeček z firmy System4u.
A Brablec jeho slova potvrzuje. „My jako firma odvádíme veškerou práci v rámci cloudového prostředí Google Workspace (někdejší G Suite), jiné firmy využívají Microsoft 365. Na cloudu jedou i další systémy, které používáme – například nástroj na projektové řízení Asana nebo nástroj k trackování času Toggl. V cloudu dnes fungují robustní ERP, CRM, skladové systémy a další. Věřím tomu, že pokud firma skutečně chce, může na cloud přejít prakticky kdykoliv. A upřímně nevidím moc důvodů k tomu, proč trvat na on-premise,“ dodává.
Klíčová je důvěra v lidi
Poslední ingrediencí, která Obsahové agentuře umožnila okamžitý přechod na homeoffice, je absolutní důvěra v zaměstnance. Řada zaměstnavatelů má totiž obavu, že se jejich lidé budou bez dozoru flákat. I když tedy nic nepřekáží tomu, aby pracovali na dálku, drží je manažeři v kancelářích.
Podle Brablece je v tomto směru důležité, aby firma s lidmi komunikovala. „Vždy v pondělí ráno si s každým zaměstnancem domluvíme, co by měl a mohl v daném pracovním týdnu odbavit. Není to tak, že lidem něco přikážeme – skutečně se domluvíme, co je reálné. Jestliže pak člověk nestíhá, jen po něm chceme, aby dal vědět a vysvětlil, proč se tak stalo.“
„Teprve pokud by někdo pravidelně a dlouhodobě své zakázky nestíhal, museli bychom si s ním sednout a probrat proč,“ říká Brablec. Podle jeho zkušenosti ale výkonnost zaměstnanců na homeoffice spíše vzrostla než naopak.
Některým prý dokonce práce na dálku zachutnala natolik, že by se nejraději do kanceláře už nikdy nevraceli. „Jedna kolegyně teď dva měsíce pracuje z Tenerife a není to vůbec žádná překážka. Uvidíme, na jak dlouho si svůj azyl nakonec protáhne,“ zakončuje Brablec.